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O Inimigo é-Mail - Quando

A organização de um projeto pode e normalmente envolve muitas pessoas e áreas diferentes. Em muitos casos, pessoas de diversas empresas diferentes são também envolvidas, e, cada vez mais, acabam sendo pessoas chaves nos projetos.

Cada pessoa envolvida em um projeto acaba dependendo de que outras pessoas, não diretamente envolvidas, participem por responder a perguntas, esclarecer dúvidas, enfim, uma variedade de motivos.

Coloque-se num abiente assim e começe a imaginar a quantidade de e-mails, com informações importantes, que é trocada entre essas pessoas. Imagine agora que boa parte desses e-mails importantes acabem não chegando para as pessoas que realmente precisam das informações. Coloque-se agora no lugar da pessoa que deveria coordenar a geração da documentação do projeto. Bem, é fácil entender que gerenciar essas informações é praticamente impossível.

Infelizmente, é isto que normalmente acontece nos projetos. A variedade de ferramentas e utilitários que os programas de gerenciamento de e-mail oferecem não são suficientes para facilitar ou resolver os processos de comunicação ou para garantir que uma informação necessária seja realmente encontrada e no tempo em que é requerida.

Além dessas dificuldades organizacionais, pesa ainda um outro fator muito importante. A documentação de um projeto precisa ser muito bem estruturada e o padrão de escrita suficientemente claro e de fácil entendimento. Os e-mails são escritos em formato livre e refletem o estilo de escrita de cada pessoa. Na maioria das vezes informação importante está espalhada em diferentes partes de um e-mail ou em diferentes e-mails.

Naturalmente, não usar o e-mail exige que sejam implementadas alternativas. No artigo Gerenciamento de Projetos : Disciplina : Ferramentas estão listadas ferramentas importantes para o correto gerenciamento de um projeto, entre elas temos a Metodologia para o processo de comunicação e a padronização da documentação. Em futuros artigos, falaremos sobre essas ferramentas.

Copyright © 2015 3ST Serviços em Tecnologia Última Atualização: 20/12/2015 Visitas à Página: 1.816
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